Хто має затвердити графік відпусток до 31 жовтня

Нормативний строк, до якого слід затвердити графік відпусток, – 5 січня. Водночас в певному випадку чинним законодавством встановлено обов’язок затвердити графік відпусток до 31 жовтня. Розбираємося, для кого ця вимога

Джерело: kadroland

«Класичний» графік відпусток

Графік відпусток є обов’язковим документом для роботодавців. Його наявність передбачена ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Стаття 10 Закону про відпустки наводить правила надання щорічних відпусток. Тож у графіку обов’язково слід зазначати щорічні відпустки. Всі інші види відпусток (наприклад, соцвідпустка на дітей, «бойова» відпустка) плануються у графіку відпусток за бажанням роботодавця.

Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки. Як правило, його складають напередодні нового календарного року. Однак скласти графік відпусток на 2026 рік слід не пізніше 5 січня 2026 року. Деталі – тут.

Фінансування «чорнобильських» відпусток

Нагадаємо, що з 1 липня 2025 року ПФУ фінансує витрати на виплату відпускних особам, які є постраждалими від аварії на ЧАЕС.

Зміни відбулися завдяки постанові КМУ «Деякі питання призначення та виплати державних соціальних допомог, соціальних стипендій органами Пенсійного фонду України» від 25.06.2025 №765 (далі – постанова № 765). Ця постанова, зокрема, внесла зміни до Порядку використання коштів державного бюджету для виконання програм, пов'язаних із соціальним захистом громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, затвердженого постановою КМУ від 20.09.2005 № 936. Детально про це говорили тут.

Зауважте, що для одержання бюджетного фінансування на «чорнобильські» відпускні слід щорічно реєструватися (поновлювати реєстрацію) в Пенсійному фонді (п. 6 Порядку № 936). Для цього не пізніше ніж за два місяці до початку бюджетного року, слід подати до органу ПФУ пакет документів, серед яких, зокрема, графік відпусток.

Який графік відпусток треба подати до ПФУ

В абз. 2 п. 6 Порядку № 936 зазначено:

Графік відпусток громадян та розрахунок витрат для додаткової відпустки на наступний бюджетний рік подаються підприємством до органу Пенсійного фонду України <…>.

Аналіз норми дозволяє зробити наступні висновки:

1. мова йде про окремий графік відпусток, до якого включаються працівники, які мають право на «чорнобильську» відпустку. Тобто, подавати весь графік відпусток по всіх працівниках або робити витяг з такого графіка не потрібно (тим паче, що його ще може не бути);

2. до такого графіка включаються тільки «чорнобильські» відпустки. По-перше, це підтвердження, що працівнику буде надано таку відпустку. По-друге, це можливість ПФУ запланувати витратну частину. До такого графіка вносити щорічні відпустки не потрібно.

Наскільки нам відомо, на практиці від роботодавців вимагається саме такий (окремий) графік надання чорнобильських відпусток.

За якою формою складати графік

Форма графіка не встановлена. Логічно передбачити наступну інформацію:

• прізвище, ім’я, по батькові працівника;

• посаду;

• підставу для надання «чорнобильської» відпустки: категорію, яка дає право на «чорнобильську» відпустку, посилання на норму Закону № 796;

• дату початку відпустки (або період, коли планується надання відпустки);

• тривалість відпустки в календарних днях;

• документ, що підтверджує статус працівника.

Зауважте, що така відпустка надається за календарний рік, тож і графік складається на відповідний рік. Отже, зазначати в графіку період, за який надається відпустка, не потрібно.

Чи затверджувати графік «чорнобильських» відпусток

Вважаємо, що так.

Причому, на нашу думку, зробити це можна у два способи:

1. як окремий документ шляхом накладання керівником грифа затвердження;

2. наказом керівника про затвердження графіка «чорнобильських» відпусток.

Чи погоджувати графік з профспілкою

Порядок №936 не встановлює вимог щодо погодження графіка відпусток з профспілкою чи профспілковим представником.

Чи ознайомлювати з графіком працівників

Вважаємо, що так: з графіком таких відпусток слід ознайомити працівників під підпис.

Граничний термін складання графіка

В п. 6 Порядку № 936 зазначено, що графік відпусток подається ПФУ з іншими відомостями не пізніше ніж за два місяці до початку бюджетного року.

Бюджетний рік починається з 1 січня. Отже, для отримання фінансування на оплату «чорнобильських» відпусток у 2026 році подати до ПФУ графік «чорнобильських» відпусток слід не пізніше 31 жовтня 2025 року.

Отже, до цієї дати графік має бути сформований і затверджений керівником.